AVATI – místo v srdci

1. Úvod – vítejte v Avati

Avati je komunitní a zážitkové centrum osobního a duchovního rozvoje v Praze na Smíchově. Máme k dispozici dva sály (velký 180 m², malý 80 m²), terapeutovnu a společné zázemí (recepce, šatny, kuchyňka, sprchy). Tato příručka vás provede vším, co jako organizátor potřebujete.

Najdete v ní dvě hlavní oblasti:

• Rezervace prostoru – jak si přes náš samoobslužný portál zarezervovat sál nebo terapeutovnu (kapitola 2).
• Pořízení a prodej akce – jak svou akci vytvořit, zveřejnit na avati.cz a prodávat na ni vstupenky. Tuto službu nabízíme ve třech variantách (kapitoly 3 a 4).

2. Jak si rezervovat prostor

Prostor si rezervujete sami přes samoobslužný portál. Rezervace zadaná na portálu je závaznou poptávkou – platnou a závaznou objednávkou se stává až po jejím potvrzení z naší strany (zálohovou fakturou nebo Objednávkou o užívání prostoru).

2.1 Přihlášení do portálu

1. Otevřete avati.cz/user-dashboard a přihlašte se (e-mail a heslo). Pokud účet ještě nemáte, dejte nám vědět – účet vám založíme.
2. V nástěnce (User Dashboard) vidíte své akce, vstupenky a registrace. Nahoře jsou dvě tlačítka:

• REZERVACE PROSTORU – nová rezervace sálu / terapeutovny.
• SEZNAM REZERVACÍ – přehled vašich dosavadních rezervací a jejich stavu.

2.2 Výběr prostoru a délky termínu

1. Klikněte na REZERVACE PROSTORU a nahoře zvolte záložku prostoru, který chcete rezervovat:

• Malý sál (80 m²)
• Velký sál (180 m²)
• Terapeutovna
• Celý prostor Avati (oba sály + zázemí, exkluzivně)
• Prostor Strahov (samostatná terapeutovna na druhé adrese)

2. V rozbalovacím poli nad kalendářem zvolte, jak dlouhé časové sloty se mají nabízet. U sálů jde o půl hodiny až 8 hodin, u terapeutovny až 13 hodin. U sálů zároveň volíte sazbu – dopoledne ve všední dny (8:00–17:00) je levnější, odpoledne po 17:00 a celé víkendy jsou za standardní sazbu.

2.3 Výběr termínu v kalendáři

1. V kalendáři klikněte na požadovaný den. Zobrazí se pouze volné (dostupné) sloty – co vidíte, je volné.
2. Klikněte na požadovaný čas. Vybrané sloty se objeví vpravo vedle data. Můžete přidat další sloty i další dny.

Ceny v kalendáři jsou uvedené včetně 21 % DPH. Den se počítá jako 8 hodin; pro hodiny nad rámec 8 hodin v jednom dni platí samostatná (nižší) sazba dle ceníku.

2.4 Vyplnění a odeslání formuláře

Pod kalendářem vyplňte kontaktní a doplňující údaje:

• E-mail* a Jméno a příjmení* (povinné).
• Název akce* – pod jakým názvem akci vedeme.
• Stručný popis akce a Poznámka / komentář / vzkaz – cokoli, co potřebujeme vědět (požadavky na teplotu, ozvučení, úklid, dřívější příchod apod.).
• Odhadovaný počet účastníků – důležité kvůli úklidu a vzduchotechnice.
• Kód slevy – pokud máte sjednanou slevu.

3. Klikněte na Potvrdit. Tím odešlete závaznou poptávku. Přijde vám potvrzení e-mailem.

2.5 Platby, zálohy a storno (shrnutí)

Detaily najdete v dokumentu „Podmínky pronájmu prostor“. Stručně:

2.6 Přístup do prostoru a klíče

• Do společných prostor (chodba, šatna) můžete vstoupit 15 minut před a po skončení nájmu u akcí kratších než 2 hodiny, resp. 30 minut u akcí 2 hodiny a delších.
• Do samotného sálu je vstup až od sjednaného začátku nájmu. Potřebujete-li čas na přípravu v sále, sjednejte si prodloužení nájmu.
• Magnetické karty a klíče vraťte po skončení nájmu. Ztráta karty: 2 000 Kč, ztráta klíče od skříňky: 500 Kč.

2.7 Důležité provozní zásady

Plné znění je v „Podmínkách pronájmu prostor“. Na co nejčastěji upozorňujeme:

• Přísný zákaz otevřeného ohně (svíčky, pochodně) a kouřostrojů / mlhovačů – spustily by požární signalizaci a mohly ohrozit pojistné krytí.
• V celém prostoru se nekouří a přezouvá (zouvání nebo návleky).
• V sálech se nejí ani nepije (kromě vody v uzavíratelné lahvi).
• Hlučnost: max. 95 dB při exkluzivním pronájmu celého prostoru, 80 dB při neexkluzivním provozu (útlum mezi sály cca 35 dB). Od 22:00 do 6:00 platí noční klid.
• Vzduchotechnika běží automaticky 8:00–21:00 (prodloužení do 22:00 hlaste předem). Teplota je nastavena cca na 22 °C; jiné nároky (chlazení / vytopení na 25 °C) hlaste předem.
• U masážních akcí používejte olejivzdorné návleky a misky na olej. Úklid (ve výši 610 Kč) je povinný u akcí nad 40 osob a u masážních kurzů.

3. Jak pořídit akci online (Avati základ, 4 %)

Ve variantě Avati základ si akci založíte sami ve formuláři pro pořízení události na svém portálu. Tento návod prochází formulář shora dolů – tak, jak ho na obrazovce uvidíte. Na konci kliknete na SUBMIT EVENT (Odeslat událost) a akce se po naší kontrole zveřejní na avati.cz.

3.1 Název a datum

Do pole NÁZEV napište výstižný název akce. V sekci DATUM A ČAS nastavte datum a čas zahájení a ukončení. Volby „All-day event“, „Skrýt čas události“ a „Skrýt čas ukončení“ použijte jen pokud chcete tyto údaje skrýt.

V poli „Notes on the time“ (Poznámka k času) můžete doplnit upřesnění, které se zobrazí vedle času. Sekce OPAKOVÁNÍ slouží pro pravidelné akce – zaškrtněte „Opakování události“ a nastavte frekvenci.

3.2 Doporučený obrázek

V sekci DOPORUČENÝ OBRÁZEK nahrajte hlavní vizuál akce (ideálně čtvercový, 1200 × 1200 px). Tento obrázek se zobrazí v kalendáři, v newsletteru i na stránce akce. Tlačítkem „Odstranit“ obrázek vyměníte, do pole „Titulek obrázku“ lze doplnit popisek.

3.3 Popis akce a úryvek

Hlavní text napište do vizuálního editoru. Přepínač EDITOR / KÓD vpravo nahoře přepíná mezi vizuálním psaním a HTML. Popište, o čem akce je, pro koho je určená a co si účastníci odnesou.

Do pole ÚRYVEK vložte krátké shrnutí (1–2 věty). Použije se v náhledech a výpisech akcí. Pokud ho nevyplníte, vytvoří se automaticky ze začátku popisu.

3.4 Kategorie

Zaškrtněte jednu nebo více kategorií – podle nich se akce řadí ve výpisu na webu. Na výběr: Cvičení a tanec, Filmové večery, Koncerty, Masáže, Meditace / terapie / rituály, Workshopy / semináře.

3.5 Organizátor a lektoři

V poli HLAVNÍ UDÁLOST ORGANIZÁTOR vyberte sebe (případně necháte „AVATI“). V sekci OSTATNÍ ORGANIZÁTOŘI lze přidat spolupořadatele tlačítkem PŘIDAT.

V sekci LEKTOŘI buď vyberete lektory ze seznamu (zaškrtnutím), nebo vepíšete jméno nového lektora do pole „Lektor název“ a kliknete na ADD SPEAKER.

3.6 Hodinový rozvrh (volitelné)

Má-li akce program rozdělený do bloků (nebo je vícedenní), použijte HODINOVÝ ROZVRH. Tlačítkem PŘIDAT DEN přidáte den a do něj jednotlivé body programu s časy a lektory. Pro každý den lze nastavit jiný rozvrh.

3.7 Vstupenky

Tlačítkem PŘIDAT VSTUPENKU vytvoříte typ vstupenky. U každé vstupenky vyplníte:

• Název (např. „Standard“, „Pár“, „Noční pronájem“).
• Čas zahájení / Čas konce – pokud se vstupenka váže ke konkrétnímu času.
• Popis – co vstupenka zahrnuje.
• Cena (číslo) a popisek ceny (text zobrazený zákazníkovi, např. „350 Kč“).
• Počet dostupných vstupenek – nebo zaškrtněte Neomezené.
• Minimální a maximální počet na jeden nákup.
• Zastavit prodej před akcí – kolik dní/hodin před začátkem se prodej této vstupenky uzavře.

Níže jsou pokročilejší volby CENA ZA DATUM (cena podle data nákupu – např. levnější early bird) a VARIANTY NA VSTUPENKU (doplňky k vstupence). Ve variantě Avati základ je doporučujeme ponechat na výchozím nastavení („Inherit from event options“); jejich plné využití je součástí Avati Plus – viz kapitola 4.

3.8 Opakování prodeje a platební metody

U opakovaných akcí volba BOOK ALL OCCURRENCES („Prodej všech výskytů přes jednu rezervaci“) umožní prodat všechny termíny najednou (např. celý kurz).

V sekci VYPNUTÉ BRÁNY vyberete, které platební metody NEchcete – zaškrtnutá brána je vypnutá, nezaškrtnutá zůstává zapnutá. K dispozici: Platba na místě, Platební karty, Převodním příkazem (s QR kódem). Doporučujeme zaškrtnout „Platba na místě“, čímž nebude tato volba k dispozici. Klienti mohou platit kartou nebo bankovním převodem.

3.9 Rezervační formulář (údaje o účastnících)

V sekci REZERVAČNÍ FORMULÁŘ určujete, jaké údaje od účastníků vyberete. Ponecháte-li „Dědí z globálních možností“, použije se standardní formulář (jméno, e-mail). Po odškrtnutí si pole upravíte.

Pole „Per attendee fields“ se vyplňují za každého účastníka (Název MEC, MEC e-mail). Dalšími tlačítky přidáte vlastní pole: Text, E-mail, Datum, Tel, Soubor, Textový prostor, Zaškrtávací políčko, Rádiová tlačítka, Rozbalovací nabídka, Dohoda (souhlas), Odstavec.

U každého pole nastavíte jmenovku (popisek), zda je povinné a případně podmínku zobrazení. Pole typu DOHODA slouží pro souhlas (např. se zásadami ochrany osobních údajů) a obvykle se nastaví jako povinné.

3.10 Tlačítko rezervace, galerie a umístění

V POPIS REZERVAČNÍHO TLAČÍTKA si můžete změnit text tlačítka (výchozí „BOOK NOW“). Do GALERIE nahrajete další fotografie akce (PNG, JPG, GIF, WEBP).

V sekci HLAVNÍ UDÁLOST UMÍSTĚNÍ je přednastavená adresa Avati. Vyberte sál, ve kterém se akce koná (je-li v Avati). Poznámka: je možné zadat umístění i mimo Avati. V seznamu jsou již existující místa; potřebujete-li přidat další, dejte nám vědět. Volbou „Skrýt umístění“ nebo „Nezobrazovat mapu“ lze místo/mapu skrýt. Nakonec klikněte na SUBMIT EVENT (Odeslat událost).

3.11 Správa akce po odeslání

Po zveřejnění akci spravujete na portálu. V sekci ÚČASTNÍCI vidíte seznam přihlášených (jméno, e-mail, částka). K dispozici jsou i nástroje:

• Přesun rezervací – u opakovaných akcí přesunete přihlášené z jednoho termínu na jiný (např. při zrušení termínu).
• Správa rezervací – ruční úpravy jednotlivých rezervací.

4. Avati Plus (8 %) – pokročilé vstupenky a servis

Avati Plus zahrnuje vše z varianty Avati základ a navíc dvě věci: akci za vás založíme podle dodaných podkladů a zpřístupníme pokročilé parametry vstupenek a prodeje. Ty využijete, když chcete s cenotvorbou a propagací pracovat aktivněji.

4.1 Co za vás uděláme

• Založení akce za pořadatele na základě dodaných podkladů (text, vizuál, ceny).
• Uzpůsobené registrační (potvrzovací) e-maily účastníkům.
• Více propagace: příprava promo textu, zvýraznění v newsletteru, organické sdílení na sociálních sítích.
• Vyúčtování proti nájmu – vybrané vstupné lze po domluvě započítat proti pronájmu prostoru (od druhé akce).

4.2 Pokročilé parametry vstupenek

Náš rezervační systém umí u vstupenek mnohem víc, než je potřeba u běžné akce. V rámci Avati Plus pro vás tyto možnosti nastavíme:

Ceny podle data nákupu (early bird / last minute)

Funkce „Cena za datum“ mění cenu vstupenky podle toho, kdy si ji účastník koupí. Lze tak nastavit zvýhodněnou cenu v předprodeji (early bird) nebo naopak akční cenu krátce před akcí, abyste dorovnali kapacitu.

Slevové kódy a hromadné vstupenky

Slevové kódy (kupóny) pro konkrétní skupiny či kampaně a hromadné/skupinové vstupenky typu „1+1“ nebo balíčky pro více osob.

Varianty a doplňky vstupenky

„Varianty na vstupenku“ umožní účastníkovi přikoupit doplněk k rezervaci – například jídlo, materiál, knihu nebo ubytování. Každá varianta má vlastní cenu a může navyšovat celkovou částku.

Limity a pravidla prodeje

• Celkový limit rezervací napříč všemi typy vstupenek – odpovídá kapacitě prostoru.
• Min. / max. počet vstupenek na osobu a limit na jeden e-mail.
• Příznak „Posledních pár vstupenek“ – když klesne dostupnost pod zadané procento, u akce se zobrazí upozornění.
• Sleva podle role uživatele – procentní sleva pro vybrané skupiny.

Platby a potvrzení

• Částečná platba (záloha) – účastník zaplatí online jen část (např. 20 %) a zbytek doplatí později či na místě.
• Soukromý popis vstupenky – informace, která se objeví jen v potvrzovacím e-mailu (např. instrukce, co si vzít).
• Soubor ke stažení po nákupu (program, podklady).
• Automatické potvrzování a připomínky plateb (zejména u převodů s QR kódem).

5. Podmínky podpory prodeje vstupenek

Nabízíme službu prodeje vstupenek, která zahrnuje online (před)prodej, platební bránu a přehlednou správu registrací. Součástí je vytvoření moderní stránky akce na avati.cz (pro počítač i mobil) a propagace. Cílem je, abyste se mohli věnovat obsahu a lidem – techniku, platby a evidenci vyřešíme za vás.

Cena služby je již od 4 % z vybraného vstupného (minimální poplatek 150 Kč). Vybrané peníze lze po domluvě započítat proti pronájmu prostoru.

5.1 Přehled variant

5.2 Minimální poplatky

6. Kontakt a kam dál

S čímkoli kolem rezervací, akcí i propagace se na nás obraťte – rádi pomůžeme.

• Web a portál: avati.cz/user-dashboard
• E-mail: info@avati.cz
• Adresa: Kobrova 3354/5, Praha 5 – Smíchov

Související dokumenty: „Podmínky pronájmu prostor“ (úplná pravidla a storno), „Ceník Avati“ (aktuální sazby), informace k prodeji vstupenek.